העבודה הורגת אתכם? אתם חייבים להתחיל למחוק מיילים

אי שם בשנות ה-90, המייל שלנו היה די ריק, וכל הודעה שהתקבלה בתיבה הרגישה כמו בשורה, כמו חיבוק קטן. היום, פני הדברים שונים לחלוטין, והמייל שלנו הפך ללא פחות ממפולת שלגים. לרובנו יש עשרות הודעות שלא נקראו בתיבת המייל (ובדרך כלל יש לנו לפחות שתיים כאלה). גם אם אנחנו לא מרגישים את זה, כל המשימות הלא מטופלות האלה יושבות עלינו, ויוצרות לחץ מיותר.

המצב הזו הוליד צורך אמיתי בשיטה שתאפשר להתמודד עם עומס המידע ותיבת המייל העולה על גדותיה. כזו היא שיטת inbox zero המלמדת אותנו איך להגיע בסוף כל יום לאינבוקס ריק לחלוטין באמצעות מספר פעולות פשוטות.

עוד בנושא:
האם סטרס באמת יכול לגרום למחלות?
חוקרים מצאו: זהו המקום הכי בריא במשרד שלכם
הטעות הנפוצה שהורסת את המוח שלכם בזמן העבודה

אבל לפני שנגיע לאיך עושים את זה, בואו נבין רגע למה. כל מומחה פאנג שוואי, וגם מארי קונדו אחת, יגידו לכם שיש חשיבות נפשית, פיזית ואפילו אנרגטית לזריקה של דברים מיותרים מהבית. הם גם יתעקשו על שולחן עבודה פנוי, ובצדק. עקרון זה תקף גם לגבי תיבת המייל שלכם. הפניות הנפשית שיוצרת זריקה של חפצים מיותרים מסביבת העבודה היא זו שמאפשרת תוצאות בעסקים - רעיונות, יצירתיות, יחסים, יכולת למכור. התיבה הריקה כמוה כשולחן פנוי. היא יוצרת פניות נפשית ומחשבתית.

על פי עקרון inbox zero, פותחים כל הודעת מייל פעם אחת בלבד, ומקבלים החלטה איזו מחמש הפעולות אנחנו מחילים עליו:

1. למחוק:
יש לכך חשיבות גם מבחינה פרקטית וגם מבחינה מנטלית. זה נראה קטן וקטנוני, אבל איכשהו, מחיקה של אפילו הודעת מייל אחת היא סוג של הישג. זה דורש מאתנו משהו ברמה המנטלית: לשחרר, לסמוך על מישהו אחר או על שיקול הדעת של עצמנו. ומניסיון, זה מאוד מתגמל.

2. להעביר לטיפולו של אחר.

3. לתייק:
אנשים משתמשים באינבוקס שלהם בתור ארכיב, יומן, לוח משימות ועוד - אבל זו טעות. אם במייל שקיבלתם יש פרטי קשר - תייקו את המידע באנשי הקשר, אם יש שם פגישה - ליומן, ואם יש שם מידע חשוב - הוא ילך לתיוק במחשב או בתיקיות המייל עצמן. שיטת התיוק היא סוגיה בפני עצמה, והיא מסוג הדברים שמשתכללים עם חלוף הזמן. שיטת תיוק צריכה להיות מותאמת לאופי הפעילות האישי. אבל דבר אחד בטוח, רק אם מתחילים לתייק מבינים את הצרכים, האתגרים והפתרונות המתאימים לכל אחד.

4. להעביר ללוח המשימות:
אם בהודעה מסתתרת משימה, העבירו אותה ללוח המשימות ומחקו את המייל. היתרון בכך הוא שבעת ההעברה אנחנו מייחסים למשימה גם עדיפות, מועד, משך ואולי מקצים ביומן זמן ספציפי לביצועה.

5. עקרון 3 השניות:
אם אפשר לטפל במייל ולהעיף אותו (למחוק אותו) בו במקום, עשו זאת. זה ברמה של לכתוב - כן, לא, מחר, 22/10, בקמפוס הצפוני וכן הלאה.

דמו את הטיפול במייל לטיפול של שוטר תנועה - העבירו, תייקו או טפלו בזריזות. זיכרו שזה לא הזמן לכתוב את המכתב או להכין את התוכנית שהקולגה בקש במייל כלשהו. אם נטפל במשימה החבויה במייל כזה או אחר מיד עם הגעתו - אנחנו בעצם מרשים לאחרים לקבוע את סדר העדיפויות שלנו במקומנו.

הרבה פעמים שואלים אותי למה לא מספיק להתבסס על האבחנה בין מייל שנפתח לבין מייל שטרם נקרא, ולהשאיר את כל המיילים בתיבה. יש לכך כמה סיבות.

הסיבה הראשונה היא שעצם הפינוי של הודעת המייל מהתיבה כמוה כמחיקת משימה מהרשימה שלנו, דבר מתגמל. השנייה הוא מה שאני קוראת "תופעת המקרר". מכירים את זה שאתם הולכים למקרר לראות מה יש טעים לאכול, רואים שאין שום דבר מעניין, ובכל זאת באים לבקר אותו שוב אחרי כמה דקות? הכלל של "לא משאירים פתוחים בשטח" מכריח אותנו לקבל החלטה ולנקוט פעולה לגבי כל מייל שנפתח, שאם לא כן אנחנו דוחים את ההחלטה ומשאירים את המייל בתיבה. יוצא שאנחנו עומדים מול ההחלטה הקטנטונת הזאת - מה לעשות עם הודעת המייל הזאת - שוב ושוב ושוב, ומבזבזים זמן ואנרגיה.

אנשים עם 50 אלף מיילים באינבוקס טוענים, ובצדק, שייקח להם שבועות רבים לנקות את המייל שלהם. לכן, מומלץ "למתוח קו". אם תחליטו שאתם מתחילים לנהל אינבוקס זירו מהיום. קחו את כל המיילים למעט אלו מחמשת הימים האחרונים, ותייקו אותם בתיקיית "ישן" שתיצרו. כך מצד אחד הם תמיד יחכו אם וכאשר תצטרכו אותם, ומצד שני תוכלו לחוות את העונג שבלהתבונן בתיבה הריקה שלכם, מה שיעודד אתכם להמשיך ולנהל את התיבה באינבוקס זירו.

מנכ"ל "לנוון" הכריז על יום רביעי ללא מיילים. זה היה כאשר הוא הבין שעברנו להיות חברה שמקדשת את העכשיו על חשבון כל דבר אחר. הוא שלח מייל לעובדים שלו: "בימי רביעי אני לא עונה על מיילים. אני בטוח שכל מה שיגיע למייל שלי באותו היום יוכל לחכות 24 שעות. לכן אל תצפו ממני להגיב. את הזמן שיתפנה אני מתכוון להקדיש לבהייה".

ואכן, מחקרים מראים שגזלן הזמן העיקרי הוא מעבר ממשימה למשימה בכל פעם שאחד מכלי התקשורת הנכנסת שלנו (טלפון, מייל, וואטסאפ) משמיעים את הפינג. ואולם, אצל חלקינו המכריע אין באמת צורך לבדוק את המייל כל שנייה. אז מה עושים? קודם כל סוגרים את מסך האימייל. לאחר מכן מכניסים ליומן 3 תזכורות קבועות לבדיקת המייל. אם מישהו ממש לחוץ לתקשר אתכם - תסמכו עליו שיתקשר.

נילי רותם היא מומחית בניהול זמן ופרודוקטיביות